입사·퇴사 처리, 인사담당자가 가장 자주 놓치는 기한

[한눈에 보는 기한] (기준일 : 2026-08-21)

• 건강보험 자격취득 신고 : 입사일부터 14일 이내
• 국민연금·고용보험·산재보험 자격취득 신고 : 입사일이 속한 달의 다음 달 15일까지
• 퇴직금·금품청산 : 퇴직일부터 14일 이내 (근로자퇴직급여 보장법 제9조 / 근로기준법 제36조)
• 이직확인서 발급·제출 : 요청받은 날부터 10일 이내

새 직원 자리와 장비를 맞춰 두고 한숨 돌리면, 그제야 책상에 쌓인 서류 뭉치가 눈에 들어옵니다.

계약서를 쓰고 통장 사본을 받는 데까지는 무리가 없지만, 진짜 사고는 그 뒤, 신고 기한을 달력에 옮겨 적지 않은 자리에서 납니다.

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입사 처리, 첫 주에 손에 잡아야 할 것은 무엇인가

근로기준법 제17조는 임금 구성·계산·지급방법, 소정근로시간, 주휴일, 연차유급휴가를 근로계약 체결 시 서면(전자문서 포함)으로 명시해 교부하도록 정하고 있고, 어기면 500만원 이하 벌금 대상입니다.

계약서를 썼느냐가 아니라 교부했느냐가 판단 지점입니다.

 

파일로 보관만 하고 본인에게 건네지 않은 사례가 은근히 많습니다.[근거 : 근로기준법 제17조]

 

나머지 항목은 성격이 다른데요.

신분증 사본, 통장사본, 가족관계증명서, 서약서를 걷는 관행은 법정 의무로 규정된 근거를 찾지 못했고, 내부 규정에 따른 절차로 보는 편이 맞습니다.

• 서면 근로계약서 작성과 교부 : 법정 의무
• 신분증·통장 사본, 서약서 등 수령 : 회사 내부 규정 사항
• 자리·장비·계정·사원증 준비 : 회사 내부 규정 사항
• 4대보험 자격취득 신고 : 법정 의무
• 급여 원천징수 세팅(간이세액표 비율 선택) : 법정 절차

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4대보험 취득신고, 기한이 왜 두 개로 갈리나

같은 "4대보험"인데 기한이 하나가 아닌데요.

건강보험은 자격취득일(입사일)부터 14일 이내이고, 국민연금·고용보험·산재보험은 취득일이 속한 달의 다음 달 15일까지입니다.

[근거 : 국민건강보험법 제8조제2항·시행규칙 제4조제2항 / 국민연금법 시행규칙 제6조 등]

법정 기한에 맞춰 미루기보다, 입사 처리하는 김에 4대보험 신고까지 그날 끝내 두시길 권해 드립니다.

 

기한을 앞당겨 처리한다고 불이익이 생기지는 않습니다.

어디서 처리할까?

무엇	어디서	주소	메뉴 경로
4대보험 통합 신고(취득/상실/변경)	4대사회보험정보연계센터	https://www.4insure.or.kr	사업장 로그인 → 사업장 가입자 업무 → 자격취득 / 자격상실 / 내용변경 / 보수월액변경
국민연금 개별 신고	국민연금 EDI 서비스	https://edi.nps.or.kr	로그인 → 4대보험 공통신고(체크 시 건강보험·근로복지공단 자동 연계 전송)
건강보험 개별 신고	국민건강보험 EDI	https://edi.nhis.or.kr	사업장 회원가입 → 신고신청 → 직장가입자 자격취득/상실 신고서
근로소득 간이세액표 조회	국세청 홈택스	https://www.hometax.go.kr	세금신고 → 원천세 신고 → 근로소득 간이세액표

네 곳 모두 사업장 로그인에 공동인증서가 필요하고, 국민연금·건강보험 EDI는 인증서 등록이 회원가입 조건이라 담당자가 바뀌었다면 인증서부터 챙겨 두셔야 합니다. (확인일 2026-08-21, 화면은 바뀔 수 있습니다)

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수습기간 급여는 어디까지 낮출 수 있나

수습이라고 무조건 깎을 수 있는 구조가 아닙니다.

최저임금의 90%까지 감액하려면 아래 조건을 모두 채워야 하는 것으로 안내되고 있습니다.

• 근로계약 기간이 1년 이상
• 수습 개시일로부터 3개월 이내인 기간
• 단순노무직종이 아닐 것

3개월 초과분과 단순노무직종은 100%를 지급해야 합니다.

근거 : 최저임금법 제5조제2항·시행령 제3조

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퇴사 처리에서 14일이 두 번 나오는 이유는 무엇인가

퇴직금과 임금은 기한이 같아 보여도 뿌리가 다릅니다.

 

퇴직금은 퇴직 사유 발생일부터 14일 이내에 지급하여야 하지만, 원칙적으로 근로자가 지정한 IRP 계좌로 이전하는데 당사자가 합의하면 기한을 연장할 수 있습니다.[근거 : 근로자퇴직급여 보장법 제9조]

 

임금과 미사용 연차수당 등 금품청산도 퇴직일부터 14일 이내이지만, 위반 시 3년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금이고, 기한을 넘기면 다음 날부터 연 20% 지연이자가 붙습니다.[근거 : 근로기준법 제36조]

두 항목은 조문이 다르므로, 하나를 지급했다고 다른 하나의 기한이 늘어나지 않습니다.

 

미사용 연차수당은 연차사용촉진 절차(근로기준법 제61조)를 서면으로 밟아 소멸한 분이라면 지급 의무가 없는 것으로 알려져 있는데 촉진이 없었거나 절차가 불완전했다면 남은 연차를 수당으로 정산해야 하고, 여기에도 14일 기한이 걸립니다.

 

촉진 절차의 세부 요건은 사안마다 갈립니다.

 

4대보험 자격상실 신고는 건강보험이 상실일부터 14일 이내, 나머지 세 보험이 다음 달 15일까지로 알려져 있는데 상실신고 조문 원문까지는 확인되지 않아, 처리 전에 공단 안내를 대조해 보시기 바랍니다.

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퇴사자에게 발급해야 할 서류는 언제까지인가

퇴사 처리는 돈만 정산하고 끝나지 않습니다.

• 이직확인서 : 근로자·직업안정기관장의 요청일부터 10일 이내 발급·제출, 위반·거짓작성 시 300만원 이하 과태료
• 근로소득 원천징수영수증(중도 퇴직자) : 퇴직한 달의 근로소득 지급일이 속한 달의 다음 달 말일까지 발급
• 사용증명서(경력증명서) : 30일 이상 근무한 사람이 퇴직 후 3년 이내 청구하면 청구한 사항만 사실대로 즉시 발급, 위반 시 500만원 이하 과태료

이직확인서는 자동으로 나가는 서류가 아니라 요청이 있을 때 처리하는 구조이며, 실업급여 신청과 이어지므로 퇴사 시점에 미리 만들어 두는 편이 편합니다.[근거 : 고용보험법 시행규칙 제82조의2 / 소득세법 제143조 / 근로기준법 제39조·시행령 제19조]

무엇	어디서	주소	메뉴 경로
이직확인서 사업주 제출, 고용·산재보험 개별 신고	근로복지공단 고용·산재보험 토탈서비스	https://total.comwel.or.kr	사업주 로그인 → 고용보험 → 이직확인서 신고
이직확인서 근로자 본인 조회·발급	고용24 (ei.go.kr는 이곳으로 통합·리다이렉트)	https://www.work24.go.kr	로그인 → 실업급여 → 이직확인서
근로소득 지급명세서·원천징수영수증 제출	국세청 홈택스	https://www.hometax.go.kr	신청/제출 → (근로·사업 등)지급명세서 → 근로소득 지급명세서

세 곳 모두 공동인증서(또는 간편인증) 로그인이 필요하고, 토탈서비스 메뉴 경로는 2차 자료 기준이라 제출 전에 화면을 대조해 보시길 권합니다. (확인일 2026-08-21)

사원증·법인카드·사내 계정 회수는 법정 의무 근거를 찾지 못했지만, 계정 회수만큼은 퇴직일 당일로 못 박아 두는 곳이 많습니다.

자주 묻는 질문

▪️입사일을 잘못 신고했다면 어떻게 하나요? 4대사회보험정보연계센터 사업장 가입자 업무에 내용변경 메뉴가 있어 정정 신고가 가능하지만, 보험료 부과가 끝난 뒤라면 정산이 따라오므로, 급여 마감 전에 처리하는 편이 낫습니다.

▪️ 퇴직금과 미사용 연차수당은 한 번에 계산해도 되나요? 미사용 연차수당은 퇴직금에 포함되지 않고 별도로 정산하는 금품이지만, 평균임금 산정에 일부만 반영되므로, 계산서를 나눠 두면 근거를 설명하기 쉬워집니다.

▪️ 원천징수영수증은 퇴사자도 2월에 주면 되나요? 재직자 기준(다음 해 2월 말)과 중도 퇴직자 기준이 다르지만, 중도 퇴직자는 퇴직한 달 급여 지급일이 속한 달의 다음 달 말일까지 발급해야 합니다.

이번 달 입퇴사자가 있다면, 달력에 두 줄만 먼저 그어 두시기 바랍니다.

입사자는 입사일에서 14일 뒤, 퇴사자는 퇴사일에서 14일 뒤이며, 나머지 기한은 이 두 줄 안에 대부분 들어옵니다.

기한보다 더 자주 사고가 나는 자리는 담당자 교체 시점인데 인수인계를 받는다면 공동인증서 유효기간부터 짚어 보십시오.

인증서가 만료되면 신고 화면에 들어가지 못합니다.

 

본문의 법정 기한과 조문은 2026년 8월 21일 기준입니다. 세율·보험료·최저임금 수치는 매년 바뀌므로 처리 시점에 공단과 국세청 안내를 다시 대조하시고, 개별 사안은 노무·세무 전문가 확인을 권해 드립니다.