인사담당자 하는 일, 채용부터 퇴사까지 업무 범위
2026년 8월 28일 기준이며, 사업장마다 적용이 달라질 수 있습니다.
새로 인사 업무를 맡은 사람이 가장 막막해지는 지점은, 이 일이 정확히 어디서부터 어디까지인지 아무도 선을 그어주지 않는다는 것입니다.
채용공고를 낼 때 담당자가 손대는 일과 직원이 퇴사한 뒤 처리해야 할 일이 서로 다른 법에 걸쳐 있다 보니, 하나씩 부딪히면서 배우는 경우가 많죠.
채용부터 퇴사까지 인사 업무를 시간 순서로 나눠보면, 법이 정한 최소 의무와 회사 재량에 맡겨진 영역이 단계마다 다르게 섞여 있습니다.
목차
- 인사 업무는 사람을 뽑기 전부터 시작됩니다
- 입사 첫 일주일, 담당자가 놓치면 안 되는 것
- 재직 중에도 해마다 돌아오는 법정 업무가 있습니다
- 퇴사 처리, 순서를 안다고 끝나는 게 아닙니다
- 자주 묻는 질문
인사 업무는 사람을 뽑기 전부터 시작됩니다
국가직무능력표준(NCS)의 채용 직무기술서는 인사 업무를 채용, 배치, 육성, 평가, 보상, 승진, 퇴직 등 직원과 관련된 전 과정을 다루는 일로 정의합니다.
이 정의를 시간 순서로 다시 읽으면, 인사 업무의 출발점은 사람을 뽑기 전, 그러니까 어떤 자리에 몇 명이 필요한지 정하고 채용공고를 내는 시점입니다.
채용절차의 공정화에 관한 법률(채용절차법)은 상시 근로자 30명 이상 사업장에 적용되며, 이 단계에서 담당자가 지켜야 할 최소한의 규칙을 정해두고 있습니다.
- 거짓 채용광고 게시 금지, 위반 시 5년 이하 징역 또는 2천만원 이하 벌금
- 채용 여부가 정해지면 지체없이 구직자에게 고지
- 탈락자가 요청하면 제출한 서류를 반환하거나 파기
세 가지 모두 지원자 입장에서 최소한의 예의를 법으로 정해둔 것이라고 보시면 됩니다.
다만 상시 30명을 정확히 어떻게 세는지, 서류 반환을 며칠 안에 요청해야 하는지 세부 규정은 이번 정리에서 확인하지 못했으므로, 해당 사업장이라면 고용노동부에 직접 확인해보시길 권합니다.
입사 첫 일주일, 담당자가 놓치면 안 되는 것
직원이 첫 출근을 하면 인사담당자가 가장 먼저 손대는 일은 두 갈래로 나뉘는데, 근로계약서를 쓰는 일과 4대보험에 가입시키는 일입니다.
근로기준법은 임금의 구성과 계산방법, 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등을 근로계약을 맺을 때 서면으로 명시하고 교부하도록 정하고 있으며, 어기면 500만원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.
근로계약서는 쓰기만 해서 끝나는 일이 아니라, 직원 손에 실제로 건네야 의무를 다한 것입니다.
4대보험 자격취득 신고는 보험 종류마다 기한이 다릅니다.
- 건강보험 : 입사일(자격취득일)로부터 14일 이내
- 국민연금·고용보험·산재보험 : 입사일이 속한 달의 다음 달 15일까지
건강보험만 기한이 짧다는 점을 놓치면 첫 달부터 신고가 밀립니다.
어디서 신고하는지는 아래와 같습니다.
| 무엇 | 어디서 | 주소 | 메뉴 경로 |
|---|---|---|---|
| 4대보험 통합 신고(취득·상실·변경) | 4대사회보험정보연계센터 | www.4insure.or.kr | 사업장 로그인 > 사업장 가입자 업무 > 자격취득 / 자격상실 / 내용변경 / 보수월액변경 |
| 국민연금 개별 신고 | 국민연금 EDI 서비스 | edi.nps.or.kr | 로그인 > 4대보험 공통신고 |
| 건강보험 개별 신고 | 국민건강보험 EDI | edi.nhis.or.kr | 사업장 회원가입 > 신고신청 > 직장가입자 자격취득/상실 신고서 |
| 이직확인서, 고용·산재보험 신고 | 근로복지공단 토탈서비스 | total.comwel.or.kr | 사업주 로그인 > 고용보험 > 이직확인서 신고 |
| 근로소득 지급명세서 제출 | 국세청 홈택스 | www.hometax.go.kr | 세금신고 > 원천세 신고 / 신청·제출 > 지급명세서 |
표에 적은 다섯 곳 모두 공동인증서나 간편인증으로 로그인해야 하고, 화면 메뉴 이름은 개편으로 바뀔 수 있어 실제 신고 전에 한 번 더 대조해보시는 편이 안전합니다.
사용자는 근로자명부도 작성해야 하는데, 성명과 생년월일, 주소, 이력, 종사업무, 고용연월일 등을 적고 내용이 바뀌면 지체없이 정정해야 합니다(사용기간 30일 미만 일용근로자는 예외).
수습기간 급여를 최저임금의 90%까지 깎으려면 아래 세 조건을 모두 채워야 합니다.
- 근로계약 기간 1년 이상
- 수습 개시일로부터 3개월 이내
- 단순노무직종이 아닐 것
셋 중 하나라도 빠지면 최저임금 100%를 그대로 지급해야 합니다.
재직 중에도 해마다 돌아오는 법정 업무가 있습니다
채용과 퇴사 사이, 재직 기간에도 인사담당자가 매년 챙겨야 하는 법정 업무가 있습니다.
실무에서 5대 법정의무교육으로 묶어 부르는 목록은 이렇습니다.
- 직장 내 성희롱 예방교육 : 연 1회 이상
- 직장 내 장애인 인식개선교육 : 연 1회, 1시간 이상
- 산업안전보건 정기교육 : 사무직·판매업무 종사자는 매반기 6시간 이상, 그 외 근로자는 매반기 12시간 이상
- 퇴직연금 가입자 교육 : DB형·DC형을 설정한 사업장은 연 1회 이상
- 개인정보보호 교육 : 법 조문에 구체적인 주기를 못박은 곳은 확인되지 않으며, 정부 가이드라인에서 연 1회 이상이 권장됨
다섯 중 넷은 조문에 주기가 명시돼 있고, 개인정보보호 교육만 권고 수준이라는 차이를 기억해두시면 됩니다.
다만 다섯 가지가 모든 사업장에 똑같이 걸리는 것은 아니고 상시 근로자 수와 업종에 따라 적용이 빠지거나 방법이 갈리는 항목이 있으므로, 우리 사업장이 어디에 해당하는지는 고용노동부나 공인노무사에게 확인해보시는 편이 안전합니다.
재직 중 보수가 바뀌면 4대보험 보수월액 변경신고도 해야 하는데, 해당 월 14일 이전 변경분은 그 달 15일까지, 15일 이후 변경분은 다음 달 15일까지 신고합니다.
건강보험과 국민연금은 변경신고가 늦어도 다음 정산이나 정기결정에서 정리되고 고용보험과 산재보험도 이듬해 보수총액신고로 사후 정산되지만, 그 보수총액신고 자체를 빠뜨리거나 사실과 다르게 하면 300만원 이하 과태료 대상이라 변경분은 그때그때 기록해 두는 편이 낫겠죠.
인사평가나 승진 절차 자체를 정한 법 조문은 이번 정리에서 확인되지 않지만, 상시 10명 이상 사업장이라면 취업규칙을 작성해 고용노동부에 신고해야 하고 그 안에 표창과 제재에 관한 사항과 직장 내 괴롭힘 예방·조치 사항을 반드시 담아야 합니다.
퇴사 처리, 순서를 안다고 끝나는 게 아닙니다
퇴사가 정해지면 돈을 정산하는 일과 서류를 발급하는 일이 동시에 걸리는데, 둘 다 기한을 넘기면 벌칙이 따릅니다.
돈을 정산하는 두 갈래는 이렇습니다.
- 퇴직금 : 퇴직 사유 발생일로부터 14일 이내 지급, 근거는 근로자퇴직급여 보장법
- 금품청산(임금, 미사용 연차수당 등) : 마찬가지로 14일 이내, 근거는 근로기준법
근거 법이 다를 뿐 기한은 똑같이 14일이라, 두 가지를 한 덩어리로 처리하시면 됩니다.
퇴직금과 금품청산은 14일이라는 숫자만 맞추면 되는 게 아니라, 지연되면 연 20%라는 무거운 지연이자가 함께 붙습니다.
4대보험 자격상실 신고도 뒤따르는데, 건강보험은 상실일로부터 14일 이내, 국민연금·고용보험·산재보험은 상실 사유가 발생한 달의 다음 달 15일까지이며 앞서 표로 정리한 사이트에서 그대로 처리합니다.
정산 외에 챙겨야 할 서류 발급도 세 가지입니다.
- 이직확인서 : 요청받은 날로부터 10일 이내 발급·제출, 위반 시 300만원 이하 과태료
- 근로소득 원천징수영수증 : 퇴직한 달 급여 지급일이 속한 달의 다음 달 말일까지
- 사용증명서(경력증명서) : 30일 이상 근무자가 퇴직 후 3년 이내 청구하면 청구한 사항만 사실대로 즉시 발급
세 서류 모두 담당자가 먼저 챙기지 않으면 퇴직자가 다른 회사에 취업하거나 실업급여를 신청할 때 발이 묶입니다.
자주 묻는 질문
• 인사담당자와 노무사가 하는 일은 어떻게 다른가요
인사담당자는 회사 안에서 채용부터 퇴사까지 실무를 직접 처리하는 자리이고 공인노무사는 자격을 갖추고 노무 대리까지 맡는 전문가라, 이 글은 노무 대리를 하지 않고 판단 기준만 정리했으니 개별 사안은 자격사나 관할 기관에 직접 확인해보시길 권합니다.
• 직원 수가 적어도 이 업무를 다 해야 하나요
법정 의무 상당수는 인원 기준이 걸려 있어서, 채용절차법은 상시 30명 이상, 취업규칙 신고는 상시 10명 이상일 때만 적용되고 그 아래 규모는 해당 조항에서 빠집니다.
지금 회사의 인사 업무를 채용, 입사, 재직 중, 퇴사 네 단계로 한번 적어보시고, 어느 단계가 법으로 정해진 의무이고 어느 단계가 회사 재량인지부터 나눠보시길 권합니다.
관련 글
이 글은 2026년 8월 28일 기준 법령 원문과 각 기관 공식 안내를 정리한 정보 제공 목적의 글이며, 특정 사업장이나 특정 개인에 대한 판단이 아니고 개별 문의에 응하지 않습니다.
노트밀은 세무대리·노무대리·법률사무를 하지 않고, 법령과 고시는 언제든 바뀔 수 있어 이 글만 보고 내린 결정까지 책임지지는 못합니다.
이 글은 길을 찾는 데까지 쓰시고, 우리 사업장에 실제로 어떻게 적용되는지는 관할 공단이나 고용노동청에 문의하시거나 공인노무사에게 한 번 더 확인해보십시오. 지급명세서·원천징수영수증처럼 세무에 걸리는 항목은 관할 세무서나 국세상담센터 126, 세무사 쪽이 맞습니다.